Tässä tietosuojailmoituksessa pyrimme kertomaan mahdollisimman avoimesti, miten käsittelemme tietojasi. Käsittelemme tietoja kuin omiamme: haluamme olla luottamuksesi arvoisia.

Meille on tärkeää kyetä antamaan mahdollisimman selkeät tiedot käyttäjillemme siitä, miten käsittelemme henkilötietoja ja palveluidemme käytöstä johdettuja tietoja. Luottamus, turvallisuus ja läpinäkyvyys ovat avainsanoja. Tällä sivustolla selvitämme mitä tietoja keräämme, mihin käytämme keräämiämme tietoja, miten käsittelemme tietoja ja mitkä ovat EU:n ja Suomen kansallisen henkilötietoja koskevan lainsäädännön mukaan sinun oikeutesi.

Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä sinua koskevan erityisen tilanteesi perusteella silloin, kun käsittelemme tietojasi toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme. Löydät lisätietoja tämän ilmoituksen 3- ja 6-kohdista.

1. Rekisterinpitäjä

Kukin alla olevista yhtiöistämme soveltaa tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja käytäntöjä silloin, kun se käsittelee henkilötietojasi rekisterinpitäjänä. Esimerkiksi ollessasi EPV Energia Oy:n asiakas, EPV Energia Oy käsittelee asiakastietojasi rekisterinpitäjänä. Jos olet Seinäjoen Voima Oy:n asiakas, kyseinen yritys toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Hakiessasi töitä esimerkiksi Suomen Merituuli Oy:stä, se toimii työhakemuksesi ja muiden hakemuksesi yhteydessä antamiesi tietojen rekisterinpitäjänä. Sen sijaan jos olet yleisesti kiinnostunut uramahdollisuuksista EPV-konsernissa etkä ole kohdistanut työhakemustasi vain tiettyyn yhtiöömme, meille antamiasi henkilötietoja saattavat käsitellä useat EPV:n konserniyhtiöt, kukin niistä rekisterinpitäjänä.

Jos olet epävarma siitä, mikä yhtiö tai mitkä yhtiöt toimivat henkilötietojesi rekisterinpitäjänä, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@epv.fi.

Nimi Y-tunnus Osoite Sähköpostiosoite
EPV Energia Oy 0216734-9 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
EPV Alueverkot Oy 0944372-1 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
EPV Bioturve Oy 2185077-6 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
EPV Tase Oy 2558846-1 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
EPV Teollisuusverkot Oy 2592125-2 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
EPV Tuotantoverkot Oy 2002112-4 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
Suomen Energiavarat Oy 2270826-1 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
Vaskiluodon Voima Oy 0198680-1 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
Vaskiluodon teollisuuskiinteistöt 0779122-0 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
Seinäjoen Voima Oy 2887036-6 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
Tornion Voima Oy 1958842-2 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
EPV Tuulivoima Oy 2152955-2 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
Rajakiiri Oy 2113785-8 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi
Suomen Merituuli Oy 2205820-3 Kirkkopuistikko 0, 65100 Vaasa tietosuoja@epv.fi

2. Keräämämme henkilötiedot ja niiden säilytysajat

Tästä kohdasta löydät listan niistä tiedoista, joita keräämme asiakkaistamme, sidosryhmistämme, toimittajistamme, työnhakijoistamme sekä tiloissamme olevan kameravalvonnan kautta.

Tästä kohdasta löydät myös henkilötiedoille määrittämämme säilytysajat. Kun määritämme henkilötietojen asianmukaiset säilytysajat, otamme huomioon paitsi laissa asetetut vaatimukset myös tietojen määrän, luonteen ja arkaluontoisuuden, tietojesi luvattomasta käytöstä tai luovutuksesta aiheutuvan vahingon mahdollisen riskin, tarkoitukset, joita varten käsittelemme henkilötietojasi ja sen, voimmeko toteuttaa nuo tarkoitukset muilla keinoin. Huomaathan, että säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeen täyttääksemme ne tarkoitukset, joita varten keräsimme tiedot – mukaan lukien oikeudellisten, kirjanpidollisten tai raportointiin liittyvien velvoitteidemme täyttäminen.

Joissakin tilanteissa saatamme anonymisoida henkilötietosi siten, ettei niitä voida enää yhdistää sinuun. Voimme käyttää tällaisia anonymisoituja tietoja ilmoittamatta siitä sinulle ja säilyttää niitä alla määritettyjä säilytysaikoja pidemmän ajan.

Saatamme myös olla velvollisia säilyttämään tietoja alla kuvattua pidempään, mikäli se on tarpeellista tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten, käynnissä olevan oikeusprosessin vuoksi tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätöksen noudattamiseksi.

  • Asiakasrekisteri

Voimme kerätä asiakkaistamme seuraavia henkilötietoja (tietojoukkoon viitataan termillä ”asiakasrekisteri)”:

    • kuluttaja-asiakas
      • henkilön nimi
      • yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
      • henkilötunnus (tiliasiakkaat)
      • sopimusnumero
      • maksutiedot ja -historia
      • yhteydenottopyynnöt ja vaateet
      • kopio passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta henkilön tunnistamista varten
    • yritysasiakas
      • yhteyshenkilön nimi ja asema sekä sähköpostiosoite
      • yhteydenottopyynnöt ja vaateet
      • valokuva
      • Kopio passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta henkilön tunnistamista varten.

Asiakasrekisterin tietoja säilytetään 10 vuoden ajan laskettuna viimeisestä asiakassuhteeseen liittyvästä yhteydenpidosta. Passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta mahdollisesti otettu kopio tuhotaan kuitenkin välittömästi sen jälkeen, kun henkilö on tunnistettu.

  • Kameravalvontarekisteri

Huolehdimme tilojemme turvallisuudesta muun muassa kameravalvonnan avulla. Kameroiden tallentamaan materiaaliin viitataan termillä ”kameravalvontarekisteri”. Kyseiseen rekisteriin kuuluvat seuraavat tiedot:

    • Videovalvontamateriaali

Materiaalia säilytetään enintään vuoden ajan, mutta säilytysaika voi olla pidempi, mikäli se on tarpeellista tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten, käynnissä olevan oikeusprosessin vuoksi tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätöksen noudattamiseksi.

  • Rekrytointirekisteri

Voimme kerätä työnhakijoistamme seuraavia henkilötietoja (tietojoukkoon viitataan termillä ”rekrytointirekisteri”):

    • Hakijan ja suosittelijan nimi
    • Hakijan ja suosittelijan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
    • Hakijan syntymäaika
    • Työhakemus ja CV
    • Hakijan valokuva tai video
    • Hakijan soveltuvuustestien tulokset
    • Hakijan rikosrekisteritiedot
    • Hakijan luottotiedot
    • Kopio hakijan tai suosittelijan passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta henkilön tunnistamista varten

Huomaathan, että emme välttämättä kerää sinusta kaikkia yllä mainittuja tietoja.

Hakijan ja suosittelijan nimi sekä yhteystiedot, hakijan syntymäaika, hakemus, CV, valokuva, video ja soveltuvuustestien tulokset poistetaan kahden vuoden kuluttua rekrytointipäätöksen tiedottamisesta hakijoille. Rikosrekisteritiedot ja luottotiedot poistetaan välittömästi, kun hakijan luotettavuus on arvioitu. Passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta mahdollisesti otettu kopio tuhotaan välittömästi sen jälkeen, kun henkilö on tunnistettu.

  • Sidosryhmärekisteri

Toimintaamme liittyy myös sidosryhmiä, joilla viittaamme maanomistajiin ja osakkaisiimme. Voimme kerätä sidosryhmistämme seuraavia henkilötietoja (tietojoukkoon viitataan termillä ”sidosryhmärekisteri”:

    • Sidosryhmään kuuluvan henkilön tai yrityksen yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
    • Kiinteistötunnus
    • Kopio passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta henkilön tunnistamista varten

Tiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua soveltuvin osin joko viimeisestä sidosryhmäsuhteeseen liittyvästä yhteydenpidosta tai maanvuokrasopimuksen päättymisestä.

Passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta mahdollisesti otettu kopio tuhotaan välittömästi sen jälkeen, kun henkilö on tunnistettu.

  • Toimittajarekisteri

Voimme kerätä toimittajistamme seuraavia henkilötietoja (tietojoukkoon viitataan termillä ”toimittajarekisteri”):

    • Toimittajan yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot sekä pankkitilitiedot
    • Palveluntoimittajien varallaololistoissa toimittajan nimi ja yhteystiedot
    • Kopio passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta henkilön tunnistamista varten

Tiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua soveltuvin osin joko viimeisestä toimittajasuhteeseen liittyvästä yhteydenpidosta tai toimittajasopimuksen päättymisestä.

Passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta mahdollisesti otettu kopio tuhotaan välittömästi sen jälkeen, kun henkilö on tunnistettu.

  • Verkkosivurekisteri

Keräämme verkkosivujemme kävijöistä seuraavia tietoja (tietojoukkoon viitataan termillä ”verkkosivurekisteri”):

Internetsivustojamme voi selata anonyymisti. Useiden muiden verkkosivujen tapaan hyödynnämme kuitenkin evästeitä (cookie) sivustojensa kehittämiseksi. Kun asiakas ottaa ensimmäisen kerran yhteyden palveluun, eväste määrittää selaimelle satunnaisluvun, josta ei ilmene kuitenkaan käyttäjän henkilöllisyyttä. Evästeet auttavat meitä sen selvittämisessä, mitkä ovat suosituimmat sivuston osat, miten kävijät liikkuvat sivustolla ja miten kauan he viipyvät siellä. Tietoja käytetään muun muassa sivustojen kehittämiseen käyttäjäystävällisemmiksi. Evästeiden avulla kerättävillä tiedoilla ei voida tunnistaa yksittäisiä käyttäjiä.

Tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua niiden keräämisestä.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Alla on listattu ne tarkoitukset, joita varten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi. Kunkin tarkoituksen vierestä löydät laista löytyvän perusteen, joka meillä on kyseisten tietojen käsittelyä varten. Huomaathan, että vaikka lähtökohtaisesti sovellamme henkilötietojen käsittelylle yhtä oikeusperustetta, voi käsittelytoimenpiteille olla tilanteesta riippuen useampi kuin yksi peruste.

  • Asiakasrekisteri
Käsittelyn tarkoituksetKäsittelyperusteet
• Asiakassuhteen hoitaminen
• Palvelujen tarjoaminen
• Sopimusvelvoitteiden noudattaminen
• Tuotteiden toimitus ja laskutus
• Käsittely on tarpeen sinun tai edustamasi yhtiön kanssa solmimamme sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai jotta voimme suorittaa tarvittavat toimenpiteet sopimuksen tekemiseksi
• Käsittely on tarpeen myös oikeutettujen etujemme toteuttamista varten. Oikeutettuja etujamme ovat tässä tapauksessa asiakkuuksien hallinta, asiakaspalvelun hoitaminen ja kehittäminen, tarjoamiemme palvelujen toteuttaminen sekä liiketoimintamme kehittäminen
• Asiakasviestintä kriisiviestintä mukaan luettuna• Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita tässä tapauksessa ovat asiakkuuksien hallinta, asiakaspalvelun hoitaminen sekä palvelujemme ja viestintämme räätälöinti
• Kriisiviestinnän osalta käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseksi)
• Yrityksen johtaminen ja suunnittelu
• Myynti-indikaattoreiden analysointi
• Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. Oikeutettuja etujamme ovat tässä tapauksessa reklamaatioiden ja muiden vaatimusten käsittely, erimielisyyksien ratkaiseminen sekä strategisen suunnittelun ja resurssianalyysin tekeminen, liiketoimintamme kehittäminen ja tehostaminen, riskinarviointien tekeminen, palveluidemme ja viestintämme räätälöinti sekä asiakastietojen ja mieltymysten päivittäminen
• Kirjanpitolain ja muiden laista johtuvien vaatimusten noudattaminen• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi oikean ja täsmällisen kirjanpidon vuoksi)
• Oikeusprosessien hoitaminen, tuomioistuinten päätösten noudattaminen sekä oikeuksiemme suojaaminen• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi
• Käsittely on tarpeen myös oikeutettuja etujamme varten, joita tässä tapauksessa ovat immateriaali- ja muiden oikeuksiemme puolustaminen tai viranomaisten vaatimuksiin vastaaminen
• Yritysjärjestelyjen toteuttaminen• Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat yhtiömme ja liiketoimintamme kehittäminen sekä yhtiön johtaminen
• Historiallinen tutkimus• Käsittely on tarpeen yleisen edun toteuttamiseksi
• Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat historiallisten katsausten laatiminen ja menneiden tapahtumien kokoaminen aikaa myöten tapahtuneen kehityksemme kirjaamiseksi ja yleiseen tiedontarpeeseen vastaamiseksi
• Tunnistamistarkoitus• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen takia (esimerkiksi siksi, ettei henkilötietoja paljasteta väärälle henkilölle)

 

  • Kameravalvontarekisteri
Käsittelyn tarkoituksetKäsittelyperusteet
• Työntekijöidemme ja muiden tiloissamme oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
• Omaisuutemme suojaaminen
• Tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen
• Turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen
• Tieteellinen tutkimus
• Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. Oikeutettuja etujamme ovat tässä tapauksessa käytössämme olevien alueiden ja tilojen sekä työntekijöidemme turvallisuuden edistäminen sekä laitteiden ja koneiden toiminnan seuraaminen ja arviointi sekä niiden kehittäminen
• Kriisiviestintä• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseksi)
• Oikeusprosessien hoitaminen, tuomioistuinten päätösten noudattaminen sekä oikeuksiemme suojaaminen• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi
• Käsittely on tarpeen myös oikeutettuja etujamme varten, joita tässä tapauksessa ovat oikeuksiemme puolustaminen tai viranomaisten vaatimuksiin vastaaminen
• Tunnistamistarkoitus• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen takia (esimerkiksi siksi, ettei henkilötietoja paljasteta väärälle henkilölle)

 

 

  • Rekrytointirekisteri
Käsittelyn tarkoituksetKäsittelyperusteet
• Uusien työntekijöiden palkkaus ja valinta
• Tapaamisten ja tilaisuuksien järjestäminen
• Käsittely voi tietyissä tapauksissa olla mahdollista ainoastaan meille antamasi suostumuksen perusteella. Tällöin pyydämme suostumustasi ja kerromme sinulle, mitä tarkoituksia varten suostumustasi pyydetään.
• Käsittely voi olla tarpeen myös oikeutettujen etujemme toteuttamista varten. Oikeutettuja etujamme ovat tässä tapauksessa uusien työntekijöiden palkkaaminen, työnhakijoiden luotettavuuden selvittäminen ja viestintä työnhakijoille.
• Käsittely voi olla tarpeen myös työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

• Rekrytointiviestintä ja kriisiviestintä• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseksi)
• Oikeusprosessien hoitaminen, tuomioistuinten päätösten noudattaminen sekä oikeuksiemme suojaaminen• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi
• Käsittely on tarpeen myös oikeutettuja etujamme varten, joita tässä tapauksessa ovat puolustautuminen työnhakijan rekrytointiprosessiin liittyviä vaatimuksia vastaan tai viranomaisten vaatimuksiin vastaamiseksi
• Tunnistamistarkoitus• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen takia (esimerkiksi siksi, ettei henkilötietoja paljasteta väärälle henkilölle)

 

  • Sidosryhmärekisteri
Käsittelyn tarkoituksetKäsittelyperusteet
• Maanvuokrausasioiden käsittely
• Ympäristölupa-asioiden hoitaminen
• Energianlaskutus osakkailta
• Käsittely on tarpeen sinun tai edustamasi yhtiön kanssa solmimamme sopimuksen täytäntöönpanemiseksi
• Käsittely on tarpeen myös oikeutettujen etumme toteuttamiseksi. Oikeutettuja etujamme ovat tässä tapauksessa palvelujemme tarjoamisen kannalta tarpeellisten toimien suorittaminen sekä sidosryhmien hallinta
• Sidosryhmäviestintä kriisiviestintä mukaan luettuna• Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita tässä tapauksessa ovat sidosryhmien hallinta, asiakaspalvelun hoitaminen sekä palvelujemme ja viestintämme räätälöinti
• Kriisiviestinnän osalta käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseksi)

• Yrityksen johtaminen ja suunnittelu• Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. Oikeutettuja etujamme ovat tässä tapauksessa reklamaatioiden ja muiden vaatimusten käsittely, erimielisyyksien ratkaiseminen, strateginen suunnittelu, riskinarviointien tekeminen sekä sidosryhmätietojen päivittäminen
• Kirjanpitolain ja muiden laista johtuvien vaatimusten noudattaminen• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi oikean ja täsmällisen kirjanpidon vuoksi)
• Oikeusprosessien hoitaminen, tuomioistuinten päätösten noudattaminen sekä oikeuksiemme suojaaminen• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi
• Käsittely on tarpeen myös oikeutettuja etujamme varten, joita tässä tapauksessa ovat maanomistus- ja muiden oikeuksiemme puolustaminen tai viranomaisten vaatimuksiin vastaaminen
• Yritysjärjestelyjen toteuttaminen• Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat yhtiömme ja liiketoimintamme kehittäminen sekä yhtiön johtaminen
• Tunnistamistarkoitus• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen takia (esimerkiksi siksi, ettei henkilötietoja paljasteta väärälle henkilölle)

 

  • Toimittajarekisteri
Käsittelyn tarkoituksetKäsittelyperusteet
• Palveluntoimittajien varallaolon selvittäminen• Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai tarvittavien toimenpiteiden suorittamiseksi ennen sopimuksen tekoa

• Toimittajaviestintä kriisiviestintä mukaan luettuna• Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita tässä tapauksessa ovat toimittajien hallinta ja heille tiedottaminen ja viestintämme räätälöinti
• Kriisiviestinnän osalta käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi tietoturvaloukkauksesta ilmoittamiseksi)

• Yritysjärjestelyjen toteuttaminen• Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat yhtiömme ja liiketoimintamme kehittäminen sekä yhtiön johtaminen
• Tunnistamistarkoitus• Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen takia (esimerkiksi siksi, ettei henkilötietoja paljasteta väärälle henkilölle)

 

  • Verkkosivurekisteri
Käsittelyn tarkoituksetKäsittelyperusteet
• Verkkosivuston analytiikka• Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta, joita ovat liiketoimintamme kehittäminen sekä palveluidemme ja viestintämme kehittäminen sekä räätälöinti

• Verkon tukeminen ja järjestelmän turvallisuus• Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta, joita ovat dataliikenteen ja verkon turvallisuuden valvominen

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään, mutta keräämme tietoja myös muista konserniyrityksistämme, julkisesti saatavilla olevista lähteistä kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä, LinkedIn-palvelusta, evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla.

Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista, mutta niitä voidaan tarvita palvelujemme tarjoamiseksi sinulle, sopimuksen solmimiseksi ja yhteydenpitoa varten. Kun solmit kanssamme sopimuksen, henkilötietojen antaminen voi myös olla sopimuksesta seuraava velvollisuus, jotta voimme noudattaa omia sopimusvelvoitteitamme. Jos et anna meille pyytämiämme henkilötietoja, emme välttämättä pysty toimimaan kanssasi liikesuhteessa, tarjoamaan sinulle palvelujamme tai ottamaan sinuun yhteyttä, ja saatamme joutua päättämään sopimus- tai muun suhteemme.

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen tai konsernin ulkopuolelle. Saatamme kuitenkin tilanteesta riippuen ja soveltuvin osin joutua luovuttamaan henkilötietojasi seuraaville tahoille:

  • palveluntarjoajat (esim. kirjanpitäjä, IT-palveluntarjoajat, turvallisuuspalvelut)
  • vero- ja muut viranomaiset
  • vakuutusyhtiöt
  • tilintarkastaja
  • rekrytointi- ja vuokratyövoimayritykset sekä soveltuvuustestien tarjoajat
  • kolmannet osapuolet osana yritysjärjestelyä
  • neuvonantajat (esim. ulkopuoliset oikeudelliset neuvonantajat)

Varmistamme aina, että meillä on luovuttamiseen laista löytyvä peruste.

Tietojasi ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Olemme myös varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Suomessa tai EU:ssa/ETA-maissa sijaitsevat palvelinkeskukset.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Jos sinulla on tätä ilmoitusta koskevia kysymyksiä, olet huolissasi yksityisyytesi suojaamisesta tai tietojesi käyttämisestä tai epäilet, että tietosuojaasi on loukattu, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@epv.fi.

Sinulla on lisäksi aina alla mainitut oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen: tietosuoja@epv.fi. Käsittelemme pyyntösi luottamuksellisesti ilman aiheetonta viivytystä ja olemme tarvittaessa yhteydessä sinuun.

Ennen pyyntöösi vastaamista saatamme joutua pyytämään sinulta tietoja, jotta voimme varmistua henkilöllisyydestäsi. Tämä on turvatoimenpide, jolla pyrimme varmistumaan siitä, että henkilötietojasi ei paljasteta tahoille, joilla ei ole oikeutta vastaanottaa niitä.

Pääsyoikeus
Sinulla on oikeus varmistaa, käsittelemmekö henkilötietojasi ja jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi sekä saada seuraavat tiedot:.

  • käsittelyn tarkoitukset
  • kyseessä olevat henkilötietoryhmät
  • vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
  • mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, kriteerit, joiden mukaan säilytysaika määräytyy
  • omien tietojesi oikaisu- ja poistamisvaatimuksen esittämisoikeuden olemassaolo sekä mahdollisuus rajata tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • mikäli henkilötiedot eivät ole peräisin sinulta, tieto niiden alkuperästä
  • tieto siitä, käytetäänkö automaattista päätöksentekoa sekä automaattisen päätöksenteon logiikka ymmärrettävässä muodossa, kuten myös automaattisen käsittelyn merkitys ja sen suunnitellut seuraukset sinulle
  • asianmukaiset suojatoimet, joita sovelletaan henkilötietojen siirtämiseen EU:n ja ETA-maiden ulkopuolelle.

Sinulla on oikeus saada kopio käsitellyistä henkilötiedoista, kunhan kopio ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Mahdollisista lisäkopioista voimme veloittaa kohtuullisen hallinnollisiin kuluihin perustuvan korvauksen.

Oikaisuoikeus
Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Ilmoitamme oikaistun henkilötiedon kaikille vastaanottajille, joille olemme luovuttaneet henkilötietojasi, jollei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi suhteettoman suurta vaivaa. Ilmoitamme nämä vastaanottajat sinulle pyynnöstäsi.

Vastustamisoikeus
 Sinulla on milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittelemme henkilötietojasi oikeutettuja etujamme varten. Vastustamisen jälkeen emme enää käsittele tietojasi, paitsi jos (i) osoitamme sellaisen huomattavan tärkeän ja perustellun syyn käsittelylle, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi tai (ii) käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rajoittamisoikeus

Sinulla on oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä kussakin seuraavassa tilanteessa:

  • kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme tietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu
  • käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  • emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja tämän asiakirjan mainitsemiin tarkoituksiin, mutta tarvitset tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • olet vastustanut käsittelyä oikeuksiesi perusteella ja käsittely perustuu tässä asiakirjassa mainitulle oikeutetulle edullemme ja käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, että todennetaan, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Jos tietojesi käsittelyä on rajoitettu, ilmoitamme sinulle ennen kuin poistamme rajoituksen.

Ilmoitamme henkilötietojesi käsittelyn rajoittamisesta kaikille vastaanottajille, joille olemme luovuttaneet henkilötietojasi, jollei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi suhteettoman suurta vaivaa. Ilmoitamme nämä vastaanottajat sinulle pyynnöstäsi.

Suoramarkkinointikielto
Emme lähesty sinua suoramarkkinoinnin kautta. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun. Sinulla on joka tapauksessa milloin tahansa oikeus kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen suostumuksesi peruuttamisesta, emme enää käsittele tietojasi niihin tarkoitukseen tai tarkoituksiin, joihin alun perin suostuit, ellei meillä ole käsittelylle toista oikeusperustetta.

 

Siirto-oikeus

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (kuten XML-formaatissa relevantin metadatan kanssa), ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

  • käsittelemme henkilötietojasi suostumukseesi perustuen; tai
  • käsittelemme henkilötietojasi, koska se on tarpeellista välillämme tehdyn sopimuksen täytäntöönpanemiseksi; ja
  • käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • tämä oikeus ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Sinulla on yllä mainituissa tapauksissa oikeus saada henkilötietosi siirrettyä suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Poisto-oikeus
 Sinulla on oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • peruutat suostumuksesi, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • vastustat käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • vastustat tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin
  • tietojasi on käsitelty lainvastaisesti
  • henkilötiedot on poistettava meihin kohdistuvan lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi

Huomaathan, että tietosuojalainsäädäntö tunnistaa tilanteita, joissa käsittely voi olla välttämätöntä yllä olevien poistoperusteiden soveltumisesta huolimatta. Ilmoitamme sinulle aina erikseen tällaisista olosuhteista ja käsittelyn perusteesta.

Ilmoitamme henkilötietojesi poistamisesta kaikille vastaanottajille, joille olemme luovuttaneet henkilötietojasi, jollei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi suhteettoman suurta vaivaa. Ilmoitamme nämä vastaanottajat sinulle pyynnöstäsi.

Valitusoikeus
Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Sinulla on aina oikeus tehdä valitus asianmukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli uskot, että emme noudata soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Suomen valvontaviranomaisena tietosuoja-asioissa toimii tietosuojavaltuutettu. Pyydämme huomioimaan, että tietosuojavaltuutettu ei lähtökohtaisesti ota kantaa tapauksiin, joissa rekisteröity ei ole ensin ollut rekisterinpitäjään itse yhteydessä.

7. Rekisterin suojaus

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

  • Tiedot säilytetään järjestelmissä, joihin pääsy edellyttää voimassa olevaa käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja asianmukaisilla tietoturvaratkaisuilla.
  • Järjestelmiin tallennettujen rekistereiden sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt.
  • Rekistereiden tietoja sisältävät palvelimet sijaitsevat konesaleissa, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
  • Rekistereistä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
  • Manuaalisten rekisterien sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Ilmoitamme tietoturvaloukkauksista viranomaisille tai rekisteröidyille soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Tarvittaessa saatamme sulkea uhkaa aiheuttavan järjestelmän henkilötietojen suojaamiseksi.

8. Ilmoituksen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Julkaisemme muutetun ilmoituksen verkkosivullamme, ja jos muutokset ovat merkittäviä ja muuttavat tätä tietosuojailmoitusta olennaisesti, ilmoitamme asiasta sinulle myös sähköpostitse tai muulla tavoin ennen muutosten voimaantuloa. Suosittelemme tutustumaan aina ajantasaiseen tietosuojaselosteeseen.

Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 26.9.2018.